Tájékoztatás az Oktatási Igazolványok Intézményi Adminisztrációs Rendszerében tárolt személyes adatok kezeléséről
Az Oktatási Igazolványok Intézményi Adminisztrációs Rendszerében (a továbbiakban: OKTIG) tárolt személyes adatok tekintetében a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 Rendeletben (továbbiakban: GDPR) 12. és 14. cikk, valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (továbbiakban: Infotv.) 16. § szerinti tájékoztatás.
Az adatkezelés célja
Az oktatási nyilvántartásról szóló 2018. évi LXXXIX. törvény (továbbiakban: Onytv.) 1. § (2) bekezdésének megfelelően
a) a természetes személy oktatási nyilvántartásban kezelt személyes adatainak azonosítás, ellenőrzés, az adat pontosítása, időszerűségének biztosítása céljából való megfeleltetése az adatokat nyilvántartó szerv adataival;
b) a szakrendszeri nyilvántartások ágazati működtetése, ennek keretében a szakrendszeri nyilvántartásokban kezelt - törvény eltérő rendelkezése hiányában - az oktatási azonosító szám útján megszemélyesített
ba) adatok elektronikus ügyintézés szerinti egységes adatszolgáltatásának, információátadásának megteremtése,
bb) adatoknak - személyes azonosításra alkalmatlan módon - megvalósuló összekötése, rendszerezése;
bc) adatok statisztikai célú, tudományos kutatás céljára történő felhasználása.
Az adatkezelés jogalapja
Jogszabályon alapuló adatkezelés:
- az Onytv. 4. §,
- a nemzeti köznevelésről szóló 2011. évi CXC. törvény (a továbbiakban: Nktv.) 46. § (20) és 63. § (4) bekezdései,
- a nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény (a továbbiakban Nftv.) 19. § (2) bekezdése és 3. melléklete III. Az adatkezelésnek és az adattovábbításnak a felsőoktatási információs rendszer működéséhez kapcsolódó egyes kérdései fejezetének 6-6.2 pontjai,
- a szakképzésről szóló 2019. évi LXXX. törvény (a továbbiakban: Szktv.) 59. §-a,
- az egységes elektronikuskártya-kibocsátási keretrendszerről szóló 2014. évi LXXXIII. törvény (a továbbiakban: NEKtv.) 19. §-a.
Az adatkezelésre jogosult személye
Az Oktatási Hivatal az oktatási igazolványokról szóló 362/2011. (XII. 30.) Korm. rendelet 8. § (1) bekezdése, valamint az Oktatási Hivatalról szóló 121/2013. (IV. 26.) Korm. rendelet 3/C. § alapján.
Az érintettek és a kezelt adatok köre
A NEKtv. 19. § alapján:
a) a kártyafelhasználó kártyán szereplő személyazonosító adatai,
b) a kibocsátott elsődleges kártya egyedi azonosítói,
c) a kártyakibocsátás és kártyaelőállítás során végrehajtott valamennyi adatkezelési művelet ténye és ideje,
d) a kártya kibocsátásának, érvényességének dátuma,
e) a kiadott, bevont és érvénytelenített elsődleges kártyák egyedi azonosítói,
f) a kártya bevonásának oka, ténye és ideje, valamint
g) a kártyafelhasználóra vonatkozó, a kibocsátási célt képező jogosultság vagy tény fennállására vonatkozó adat.
Az Onytv. 4. melléklete alapján:
a) a jogosult oktatási azonosító száma,
b) a jogosult igazolványon szereplő családi és utóneve,
c) a jogosult képzésének munkarendje,
d) a jogviszonyt igazoló intézmény neve, rövidített neve és települése,
e) oktatási igazolvány egyedi azonosítója,
f) az oktatási igazolvány nemzeti egységes kártyarendszer szerinti azonosítója,
g) az oktatási igazolvány érvényessége,
h) a kiadott érvényesítő matrica sorszáma,
i) a jogosult igazolványon szereplő címe,
j) a jogosult igazolványon szereplő születési helye és ideje,
k) az igazolvány kiállításának dátuma,
l) a jogosultnak kiállított igazolásokon szereplő adatok.
Az Nktv. 46. § (20) bekezdése szerint:
A KIR adatkezelője a diákigazolvány igényléséhez és előállításához szükséges személyes adatokat, a köznevelési intézmény adatait, a diákigazolvány egyedi azonosítóját, a kiadott érvényesítő matrica sorszámát, valamint a jogosultság ellenőrzéséhez és nyilvántartásához szükséges további, személyes adatnak nem minősülő adatot tartalmazó nyilvántartást vezet.
Az Nktv. 63. § (3) bekezdése szerint:
A KIR adatkezelője a pedagógusigazolvány igényléséhez és előállításához szükséges személyes adatokat, a pedagógusigazolvány egyedi azonosítóját, a kiadott érvényesítő matrica sorszámát, valamint a jogosultság ellenőrzéséhez és nyilvántartásához szükséges további, személyes adatnak nem minősülő adatot tartalmazó nyilvántartást vezet.
Igényléshez és előállításhoz szükséges személyes adatok:
a) viselt név,
b) születési név,
c) anyja születési neve,
d) születési hely,
e) születési idő,
h) lakcímadatok,
l) oktatási azonosító szám.
Az adatok forrása
Az Onytv. 6. § (1) bekezdése alapján a köznevelési és felsőoktatási feladatokat ellátó intézmény, a jegyző, a közneveléssel és felsőoktatással összefüggő igazgatási, ellenőrzési tevékenységet végző közigazgatási szerv és az e törvényben meghatározott feladatok végrehajtásában közreműködő intézményfenntartók, intézmények adatokat szolgáltatnak az oktatási nyilvántartásba.
Az Nktv. 46. § (13) bekezdése szerint az iskola a tanuló kérelmére diákigazolvány kiadását kezdeményezi a KIR adatkezelőjénél.
Az Nktv. 63. § (3) bekezdése szerint a munkáltató a pedagógus-munkakörben, a pedagógiai előadó és pedagógiai szakértői munkakörben, továbbá a szabadidő-szervező munkakörökben foglalkoztatottak részére - kérelemre - pedagógusigazolvány kiadását kezdeményezi a központi adatszolgáltatásra alkalmas rendszeren keresztül a KIR adatkezelőjénél. Az e munkakörökből nyugállományba vagy korhatár előtti ellátásba helyezett személyek részére az utolsó munkáltató kezdeményezi a pedagógusigazolvány kiadását az OKTIG rendszerben.
Az Nftv. 3. melléklet III. fejezet 6. pontja szerint a hallgató vagy a hallgató kérelmére a felsőoktatási intézmény diákigazolvány kiadását kezdeményezi a felsőoktatási információs rendszer működéséért felelős szervnél. A felsőoktatási intézménynek a hallgató kérelmét a bejelentéstől számított nyolc napon belül kell továbbítania a felsőoktatási rendszer működéséért felelős szerv részére a szerv által meghatározott módon.
Az adatkezelés időtartama
Az Onytv. 3/B. § alapján törvény eltérő rendelkezése hiányában az oktatási nyilvántartás működéséért felelős szerv az oktatási nyilvántartásban szereplő személy adatait az oktatási nyilvántartásba történő legelső bejegyzést követő nyolcvanadik év utolsó napjával, elhunyt személy esetén a halál tényének az oktatási nyilvántartás működéséért felelős szerv tudomására jutásától számított ötödik év utolsó napjával törli.
Az adattovábbításra vonatkozó rendelkezések
Az Onytv. 4. § (5) bekezdésének megfelelően az oktatási nyilvántartás egyes szakrendszerei, valamint annak egyes alrendszerei célhoz kötötten, álnevesített formában, szakpolitikai stratégiai döntés-előkészítés, elemzés, tervezés céljából összekapcsolhatók, továbbá az azokban kezelt adatok célhoz kötötten egymás között átadhatók. A NEKTv. 16. § (4) bekezdése alapján, a kártya megszemélyesítése céljából a kártyakibocsátó a működtető rendelkezésére bocsátja a kártyafelhasználó NEK központi nyilvántartásba vételéhez szükséges, természetes személyazonosító adatait, a kérelmező lakcímét, oktatási azonosító számát, intézményi adatait.
A szakképzésről szólót törvény végrehajtásáról szóló 12/2020. (II. 7.) Korm. rendelet 342. § (1a) bekezdés b) pontja szerint a szakképzés információs rendszeréből elektronikus adatkapcsolaton keresztül kell az oktatási igazolványok intézményi adminisztrációs rendszere számára átadni a diákigazolvány és a pedagógusigazolvány igényléséhez szükséges adatokat.
Az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogai és jogorvoslati lehetőségei
Az Oktatási Hivatal az OKTIG-ban folytatott adatkezelése során biztosítja a GDPR-ban, valamint az Infotv.-ben meghatározott alapelvek, továbbá az érintettek jogainak érvényesülését.
Az OKTIG-ba az érintett - saját adatai tekintetében - jogosult tájékoztatást kérni, valamint adatainak helyesbítését, korlátozását, az Oktatási Hivataltól jogosult kérni.
Az OKTIG-ban vezetett adat helyesbítésére, továbbá korlátozására az erre irányuló kérelem benyújtásával – személyazonosítást követően – van lehetőség.
A kérelem az OKTIG-ban kezelt személyes adatok tekintetében az igazolvany@oh.gov.hu e-mail-címen terjeszthető elő.
Helyesbítésnek csak akkor van helye, ha az érintett a pontos, helytálló, illetve hiánytalan oktatási igazolvány adatokat bocsátja rendelkezésére, illetve a rendelkezésére bocsátott adatok valódisága kétséget kizáróan megállapítható.
Az adatokról szóló tájékoztatás, az adatok helyesbítése, korlátozása minden esetben ingyenes.
Az érintett jogainak sérelme esetén a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes bírósághoz fordulhat, valamint panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (www.naih.hu, 1055 Budapest, Falk Miksa u. 9-11. Postacím: 1363 Budapest, Pf. 9).
Az Oktatási Hivatal által folytatott adatkezelésről szóló általános adatkezelési tájékoztató itt érhető el.
Adatvédelem
Az Oktatási Hivatal gondoskodik az OKTIG-ban tárolt személyes adatok biztonságáról; ennek érdekében a tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megteszi a szükséges technikai és szervezési intézkedéseket, amelyek az irányadó jogszabályok, adat- és titokvédelmi előírások érvényre juttatásához szükségesek. Az Oktatási Hivatal az általa kezelt adatokkal összefüggésben esetlegesen felmerülő adatvédelmi incidensek tekintetében minden esetben a GDPR és az Infotv. rendelkezéseit szem előtt tartva jár el.
Az Oktatási Hivatal hatályos adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzata itt tekinthető meg.